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La lettre recommandée électronique – Bonne ou mauvaise idée ?
Ce qu’il faut absolument savoir
Le principe est simple : la Lettre Recommandée Électronique (LRE) équivaut, juridiquement, au courrier recommandé traditionnel, sous réserve toutefois de respecter le cadre réglementaire.
Dématérialisée, elle offre une traçabilité complète et permet une identification fiable de l’expéditeur comme du destinataire.
Comme toute avancée technologique, ses avantages, ses inconvénients et ses risques doivent être clairement connus de son utilisateur. A défaut, les erreurs peuvent être lourdes de conséquences.
Quelles sont les règles légales applicables ?
Le Règlement européen eIDAS et l’article L.100 du Code des Postes et des Communications Electroniques qui fixent les règles applicables au recommandé électronique, admettent son équivalence juridique avec le recommandé papier.
La jurisprudence récente entérine également la recevabilité du recommandé numérique en justice et, elle lui accorde le même effet juridique que le courrier recommandé papier.
Mais tout ceci à certaines conditions :
Recourir à un prestataire qualifié et certifié par l’ANSSI. Faute de quoi, la valeur juridique du recommandé devient contestable.
Dans certains cas, l’acceptation préalable du destinataire est impératif, c’est le cas notamment des particuliers ou encore des administrations.
Avantages / Inconvénients : quel est le bilan de la LRE ?
Le gain de temps (envoi instantané), la baisse des coûts, la traçabilité et la conservation des preuves ainsi que la disponibilité 24h/24 sont les véritables atouts du recommandé électronique.
Mais il expose aussi à des risques et notamment, celui de la perte de toute valeur juridique en cas de manquement à l’obligation de recueil préalable du consentement pour certains destinataires.
A qui peut-on adresser un LRE ?
- Aux professionnels (sauf aux administrations), librement et sans aucun accord préalable requis.
- Aux particuliers, aux consommateurs, aux administrations mais sous réserve de leur accord préalable et exprès (i.e. par écrit).
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Ce consentement doit être recueilli en amont (dans les contrats, des mail dédié) et archivé par l’expéditeur. En l’absence de cet accord, l’envoi est irrégulier et peut être contesté ainsi que sa valeur probante.
Voici Un exemple de clause à prévoir dans les contrats ou conditions générales :
"Le destinataire reconnait être informé et accepte expressément de recevoir toute notification par Lettre Recommandée Électronique à l’adresse indiquée»
Réception, preuve et délais
Le destinataire notifié électroniquement l’est instantanément.
Il dispose de quinze jours calendaires à partir du lendemain de la réception pour accepter ou refuser le recommandé numérique.
En cas de refus ou de dépassement du délai, la notification est validée et le courrier est considéré comme délivré à son destinataire.
Les effets sont donc parfaitement identiques à la LRAR sous format papier.
Quels sont les domaines dans lesquels la LRE peut être utilisée ?
Les domaines d’applications sont aussi variés que pour la version papier. Toutefois le recommandé numérique, sous réserve de remplir les conditions ci-dessus, trouve sa pertinence dans les domaines suivants :
- Droit du travail : licenciement, entretien préalable, notifications disciplinaires (dès lors que le consentement aura été recueilli via une stipulation du contrat de travail).
- Droit commercial : mise en demeure, résiliation de contrats.
- Droit immobilier : congé, expulsion, notifications de copropriété. On peut penser notamment aux convocations d’assemblée générale de copropriété souvent très chronophage.
Le LRAR numérique mettra plus de temps à pénétrer certains domaines tels que le droit de la consommation par exemple, en raison de l’exigence du consentement préalable. Une position claire de la Cour de cassation sur la validité d’une clause d’acceptation dans les conditions générales permettra très certainement de le démocratiser.
Preuve, archivage : quelles obligations ?
Le prestataire qualifié doit assurer :
- La vérification d’identité,
- Un horodatage certifié des envois et des réceptions,
- L’archivage sécurisé des preuves.
La charge de la preuve incombe à l’expéditeur : il doit pouvoir établir l’adresse du destinataire, le recueil du consentement (si nécessaire), la traçabilité de l’envoi et de la réception.
Qu’en dit la jurisprudence ?
La Cour de cassation et les juridictions civiles valident désormais la notification et la recevabilité des preuves par LRE entre professionnels. Nul doute que les contours se dessineront progressivement au bénéfice de la sécurité juridique.
Quelles sont nos recommandations ?
A notre avis, la prudence impose :
- De choisir systématiquement un prestataire qualifié (AR24, LetReco…),
- D’inclure des clauses précises de consentement préalable dans les contrats,
- D’informer et d’accompagner les clients potentiels.
Pour l’heure, en cas de doute ou de contexte sensible, l’envoi d’un recommandé en version papier reste souhaitable.
Que peut-on en conclure ?
Le recommandé numérique continuera de s’imposer comme un outil moderne et efficace. Mais, comme pour toute avancée technologique, il exige une anticipation juridique, une information des parties et une vigilance accrue dans les démarches entreprises.
L’équipe WEST AVOCATS est à votre disposition pour vous accompagner dans tous vos projets d’intégration du LRAR numérique dans la vie de vos entreprises.
N’hésitez pas à solliciter un audit de vos pratiques ou à demander l’adaptation de vos contrats et/ou de vos CGV.
Votre sécurité juridique en dépend et nous en faisons notre priorité.
Thierry ygouf de Varese et Gaspard de Baer
Avocats
